¿Qué es un RFP y para qué sirve?
 

Respuesta CCA: El RFP (Request for Proposal o solicitud de propuesta) es un documento que emiten las empresas para solicitar propuestas de posibles proveedores de servicios o productos, para facilitar la selección de los mismos.

Las solicitudes de propuestas contienen información general y específica, para que los proveedores puedan realizar una oferta sin recurrir a fuentes adicionales de información.

Pero las solicitudes de propuestas suelen contar con diversos componentes para evitar confusiones con los posibles proveedores.

Componentes de un RFP o solicitud de propuesta^[1]

• Breve descripción de la organización cliente, incluyendo su historia, su situación comercial reciente y la propiedad actual.

• Descripción de las funciones que se someterán al outsourcing, junto con cualquier información importante, como la edad y la eficiencia de los sistemas en uso.

• En algunos casos, los clientes piden a los proveedores potenciales que firmen acuerdos de confidencialidad antes de recibir la solicitud de propuesta.

• Descripción precisa y detallada de cada proceso.

• Calendario para la finalización de los proyectos que se llevarán a cabo en el periodo de transición.

• Estrategia informática general de la compañía cliente es muy interesante para el proveedor potencial del servicio, incluso lo que se somete al outsourcing es una función diferente a la informática.

• Factores decisivos de éxito

• Especificaciones de cualquier condición esencial con respecto al reparto de costos durante el periodo de transición.

Los RFP´s deben prepararse con mucho cuidado, pues constituyen una herramienta importante para encontrar proveedores que realmente puedan ejecutar el trabajo que requiere una compañía. Un RFP bien escrito facilita la comparación y elección de proveedores.

Los beneficios de utilizar RFP´s en outsourcing^[2]

• Constituyen un componente vital en la administración de proyectos exitosos.
• Definen un plan de acción para la ejecución de un proyecto.
• Los RFP´s deben prepararse con mucho cuidado, pues constituyen una herramienta importante para encontrar proveedores que realmente puedan ejecutar el trabajo que requiere una empresa.
• Un RFP bien escrito facilita la comparación y elección de proveedores.

Fuentes

^[1]El Dilema del outsourcing, La búsqueda de la competitividad, J. Brian Heywood (2002).
^[2]How to Select and Use Outsource Services for your Help Desk, Help Desk Institute (1993).

 

 

Si desea obtener información acerca de cómo redactar buenas solicitudes de propuesta llame sin costo al 01 800 284 02 22 o envíe un correo electrónico a info@customercareassoc.com.